Často od lidí slýcháme, že nemají čas sportovat, aby zhubli, že nemají čas jet s rodinou na výlet nebo dovolenou, na spánek, na jídlo, dokonce ani na to, aby si zašli k doktorovi a mnoho dalšího. Jak to, že někdo si na čas nestěžuje vůbec a má ho dostatek? Na čase nic nezměníme, každý ho má za den a noc úplně stejně. Je třeba si ho jen lépe zorganizovat a uvědomit si své priority. Jak na to? Principy a inspiraci vám přináší následující článek.
„Čas je konstantní. Každá minuta je stejně dlouhá jako ta předtím i jako ta další. Každému z nás se dostává stejně času jako ostatním, i když se zdá, že někteří lidé dokáží ve svém čase získat více než jiní. Tajemství spočívá v uvědomění si, že to není čas, co musíte organizovat – protože na čase nic nezměníte – to, co musíte organizovat, jste vy!“ Michael Heppel
Stupňující se tempo a složitost života vedou ke stále větší přetíženosti a rozpolcenosti člověka, které se následně promítají do všech oblastí života. Zvětšuje se i objem informací. Změna a s ní související vnější rychlost se stávají normou života. Stresujícím důsledkem současné digitální doby je nepřeberné množství možností, jejichž nabídky se objevují všude. Je jich víc, než na kolik jsme schopni reagovat. Více možností znamená strávit více času výběrem, a i když nic vybírat nechceme, do vědomí se nám tlačí a narušují klid. Vzniká stres, abychom něco nepropásli nebo špatně nebo nevýhodně nevybrali. Odborníci na management hovořío tom, že dnešní doba je dobou tzv. „speed managementu“, který při řízení zaměstnanců vyvíjí tlak na pracovní výkon mnohem více, než tomu bylo dříve. Vyšší rychlost znamená potřebu dosáhnout srovnatelných výsledků v kratší době. Není tedy divu, že si stále více lidí stěžuje na časový presa na potíže s ním spojené. Dá se jejich situace zmírnit nebo dokonce úplně změnit? Jistě ano. Jak je popsáno v úvodním citátu, člověk čas nijak řídit nemůže. Řídit můžeme pouze sami sebe. V následujícím textu najdete několik doporučení, jak lze efektivně hospodařit s časem, a to právě tím, že se naučíte řídit svou vlastní osobu.Model časové rovnováhy
Základem hospodaření s časem je uvědomění si rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí kvůli tlaku okolí či celé společnosti opomíjí svůj soukromý život, což má paradoxně i negativní dopady na život pracovní.
Dr. Nossrat Peseschkian ve svém bádání popisuje čtyři základní faktory, které ovlivňují rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem (obr. 1).
Oblast práce a výkonu stojí v naší společnosti obvykle na prvním místě. Špatné plánování, nevhodné nastavení priorit a neefektivní metody často vedou k tlaku na dodržení termínu a špatnému svědomí kvůli nesplněným či nezvládnutým úkolům. Potom nedokážeme skutečně vypnout. Pracovní problémy nezůstávají jen v zaměstnání, ale nosíme si je s sebou i domů na úkor našeho volného času. Zbylé tři oblasti života jsou pak dominujícím pracovní životem zatlačeny do pozadí.Důležitost zdraví si mnoho lidí uvědomuje až tehdy, když se objeví zdravotní obtíže. Najednou pocítí, jak mohou zdravotní komplikace ovlivňovat i zbývající součásti života. Proto čím dál častěji více a více lidí začíná zdraví věnovat větší pozornost. Mnohdy se ovšem za tímto přesvědčením skrývá motivace, že zvýšená tělesná výkonnost povede též k větším pracovním úspěchům.
Pracovní život mívá velmi často negativní vliv na rodinu, přátele a příbuzné. Ti zpočátku chápou, že práce má přednost. Dlouhodobě však tento stav vede k úpadku kvality mezilidských vztahů, často i k nenapravitelnému zničení. Z vlastní zkušenosti nebo od známých téměř všichni známe útěky do práce, přesčasy, práci o víkendech nebo přes týden po večerech doma, nekonečné porady, pracovní večeře s kolegy a klienty. Tyto všechny faktory sociálním kontaktům velmi škodí. Své vztahy přitom musíme cíleně budovat a utvrzovat.
Otázky směřující k vlastní budoucnosti nebo budoucnosti rodiny, lidstva či životního prostředí nebo otázky víry začínají být čím dál důležitější součástí života.
Model Peseschkiana ukazuje, že jednotlivé oblasti života jsou vzájemně úzce provázány. Pokud se na jednustránku – například pracovní život – klade příliš velký důraz, začnou tím trpět oblasti ostatní. Na druhou stranu když nebudou osobní motivace a pracovní výkonnost podpořeny jasnými hodnotovými představami a orientací na jednoznačný smysl, dojde k jejich narušení a snížení. Jelikož každý z nás vnímá kvalitu času subjektivně, znamená to, že k osobní spokojenosti mohou vést i různě velké podíly jednotlivých oblastí života. Zásadou pro rozdělení času do těchto čtyř oblastí je uvědomění si svých vlastních rolí v životě. Některé máme dobrovolně, do jiných nás ale mohli postavit druzí. Zásadou životní rovnováhy je poznat, které role jsou pro nás momentálně osobně skutečně důležité, a následně se omezit pouze na ně. Tím získáme více času.
Nastavení, plánování a dosažení cílů
Schopnost stanovit si cíle a písemně je zaznamenat je elementárním předpokladem úspěchu. Všechno, co děláme, je v zásadě orientováno na určitý cíl. K dosažení vytčených cílů je ale třeba mít promyšlený akční plán. Pro snadnější dosažení vysněných cílů je důležité, aby tyto cíle vyjadřovaly vaše osobní touhy. Cíl je konečný stav, ke kterému se chceme určitými aktivitami v daných termínech a za pomoci dosažitelných zdrojů dostat. Termíny jsou důležité nejen pro práci s časem, ale i pro motivaci danou věc opravdu uskutečnit. Cíle mohou být dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé. Dlouhodobé cíle představují naši vizi, kam chceme v období minimálně tří let směřovat. Střednědobé cíle se obvykle stanovují na jeden rok. Krátkodobé cíle jsou pak kratší. Cíle by měly být ověřeny pomůckou SMART (smart znamená anglicky chytrý). Jednotlivá písmena slova smart znamenají:
S – specifický, konkrétně a výstižně stanovený cíl;
M – měřitelný cíl, dá se zjistit, zda byl dosažen;
A – akceptovatelný cíl, přijatelný pro jedince, který si ho zvolil, případně pro jeho okolí;
R – reálný cíl, splnitelný v daném časovém horizontu s dostupnými zdroji;
T – termínovaný cíl, stanovení časových kontrolních bodů pro dílčí cíle i konečný termín.
Plánováním cílů zjistíme, co je pro nás v životě důležité,a tomu budeme věnovat svůj čas. Plánováním a promýšlením jednotlivých kroků k cíli eliminujeme úzká místa a chyby, které by mohly na cestě nastat. Tím opět zefektivníme naše hospodaření s časem.
Odhalení vlastních zlodějů času
Zloději času (také časožrouti) jsou činnosti či úkony, které v rámci nakládání s časem zabírají čas, jenž nevede k žádnému cíli, nebo ho dokonce vzdaluje. Uvědomění si svých zlodějů času je prvním krokem k tomu, abychom našli vhodná řešení, jak můžeme takové situace úplně odstranit, omezit nebo účinně vyřešit. Zde jsou nejčastější zloději času, se kterými se můžete setkat jak v pracovním, tak osobním životě (Pacovský, 2006):
|
|
Nástroje řízení času
K efektivní práci s časem slouží nástroje řízení času. Také je možné je využít k odstranění některých zlodějů času.
Hodiny a kompas
Nástroj hodiny a kompas spojuje vizi a čas. Kompas představuje vizi, tedy směr, kterým se chceme ubírat. Většinou sledujeme víc hodiny. Potom se ale prodlužuje cesta k cíli, protože se odkláníme od stanovené vize a čas věnujeme jiným záležitostem.
Teorii hodin a kompasu podporují čtyři generace řízení času. První generace představuje úkol (co máme udělat), druhá čas (kdy to udělat), třetí naznačuje cestu (jak to udělat)a čtvrtá důvod (proč to udělat, jak je to v souladu s naší vizí). K efektivnímu hospodaření s časem je vhodné řídit se podle čtvrté generace a dělat pouze ty úkoly a činnosti, které jsou v souladu s naší vizí.
Matice řízení času
Matice řízení času pracuje se dvěma základními termíny, kterými jsou důležitost a naléhavost (tab. č. 1).
Tabulka č. 1 – Matice řízení času
|
Nenaléhavé
|
II. KVADRANT KVALITY
|
IV. KVADRANT MRHÁNÍ ČASEM
|
|
Naléhavé
|
I. KVADRANT NALÉHAVOSTI
|
III. KVADRANT KLAMU
|
|
Důležité
|
Nedůležité
|
Kvadrant naléhavosti představuje úkoly, které vyžadují okamžitá řešení (např. personální – chybějící pracovník, technické – výpadek energie, ohrožení bezpečnosti). Věcem z tohoto kvadrantu většinou nelze zabránit, možná je však jejich prevence prostřednictvím kvadrantu kvality. Protože je nenaléhavý, umožňuje vznik podkladů pro předcházenía odstranění důsledků kvadrantu naléhavosti. V těchto dvou kvadrantech bychom se měli pohybovat nejčastěji. Záležitosti v kvadrantu klamu jsou sice naléhavé, ale nedůležitéa může je vyřídit někdo jiný (např. některé telefonické hovory a korespondenci), jsou tedy vhodné k delegování – předávání odpovědnosti a pravomocí na jiné pracovníky. V kvadrantu mrhání časem bychom se pohybovat neměli ani v pracovním ani soukromém životě. Patří sem věci nedůležitéa nenaléhavé.
Účinné denní plánování
Denní plánování je zkouška toho, zda jsme schopni odolávat svým zlodějům času a zda se skutečně dokážeme soustředit na své klíčové úkoly. Důležité je si všechny, i zdánlivě rutinní záležitosti poznamenat písemně. To, co je poznamenáno, má větší šanci na vyřízení. Zaznamenávání také slouží kontrole. Při denním plánování je nutné odhadnout délku jednotlivých činností. Mnoho lidí si dává větší úkoly, než jsou reálně schopni zvládnout, a potom jsou z toho frustrovaní. Je důležité nechat si dostatek času na neplánované záležitosti a přestávky. Není vhodné plánovat si více než 60 % svého dne. Základní pravidlo zní 60–20–20. 60 % je pro plánované úkoly, 20 % pro vyrušení a zloděje času, 20 % pro sociální kontakty. Je třeba si zvyknout výsledek svého dne kontrolovat a tato zjištění pak dále využívat v praxi.
Interní hodiny
Interní hodiny v řízení času (biorytmy) poukazují na to, že během dne existuje pro každého období, kdy jde vše „lépe od ruky“ (skřivan / sova). Pokud je to jen trochu možné, je nejvhodnější řešit náročné úkoly právě v tomto časovém úseku.
Paretův princip
Paretův princip vyjadřuje skutečnost, že pouze 20 % činností přináší 80 % efektivních výsledků. Důležité je zaměřit se na to, které to jsou, a na nich pak při efektivní práci s časem stavět.
Sloní technika (etapizace)
Nástroj sloní technika podporuje řešení příliš náročných úkolů. Jde o rozdělení těchto úkolů na dílčí části a hledání jednotlivých cest řešení pro každou část zvlášť.
Obrana času
Obrana času je technika, která bývá mnohdy obtížně realizovatelná. Základem obrany času je eliminace vyrušovánía naučení se říkat „ne“. Je nutné se po určitou dobu odpoutat od běžného provozu například vypnutím telefonu, zavřením dveří, určením pravidelné doby věnované konkrétním záležitostem (například hovory s podřízenými, které nejsou naléhavé). Také omezení vyřizování e-mailů jen na několik přístupů denně ušetří mnoho času. V případě umění říkat „ne“ je důležité uvědomění, že „ne“ neznamená odmítnutí osoby jako celku, ale jen některého z jejích návrhů.
Zabránění odkládání (prokrastinace)
Prokrastinace neboli odkládání úkolů a povinností má za následek hromadění úkolů a ocitnutí se v kvadrantu naléhavosti. Aby byl tento nástroj účinný, je třeba si nejprve přiznat problém s odkládáním, poté zjistit jeho důvod, dále si stanovit pravidelný rozvrh dne a najít motivaci pro včasné splnění daného úkolu či povinnosti.
Organizace informací
Pravidlo organizace informací je nezbytný nástrojem efektivního řízení času. Množství informací stále narůstá. Jejich špatné třídění může vést k plýtvání časem nebo i k přehlédnutí něčeho důležitého. Základním krokem je rozhodnutí, jak je třeba s informací naložit. Možností je zde víc. Buď se informací vůbec nezabývat, protože není důležitá, nebo ji přenést na jiného člověka. Sem patří i vyřizování telefonátů a e-mailů, ale také pořádek na pracovním stole a v počítači. Na důležité informace je třeba brát zvláštní zřetel při jejich vyřizování i ukládání.
Předávání odpovědnosti a pravomocí
Tento velmi důležitý nástroj řízení času bývá mnohdy opomíjený, především kvůli perfekcionismu či obavám například v situaci, kdy se delegováním dotyčná osoba odpovědnosti úplně nezbaví. Může však přinést mnoho výhod, jako je třeba úspora času, získávání nových nápadů, zvýšení motivace pracovníků. Nejprve je vhodné provést analýzu vlastní práce a úkoly rozdělit na ty, které musíme udělat osobně, a na ty, které je možné částečně nebo úplně předat spolupracovníkům. U činností určených k delegování je nutné vymezit jejich cíl a stanovit dílčí termíny. Velmi důležitý je také výběr osoby, na níž hodláme něco delegovat. Na závěr se nesmí zapomenout na průběžnou kontrolu a zpětnou vazbu.
Koučování jako podpůrná technika analýzy vlastního času
Koučování získává stále větší oblibu u manažerů i u široké veřejnosti. Je to způsob provázení druhého člověka pomocí otevřených otázek, aby došel ke svému potřebnémua optimálnímu výsledku, tj. k cíli, který si sám určí. Základem je samostatné myšlení, otevření se nový cestám, hledání příležitostí a alternativ, jak lze zvládat úkoly a zároveň zvyšovat efektivnost a kvalitu života. To je vlastně i základním principem přístupu k hospodaření s časem. Níže nabízím k jednotlivým tématům příklady koučovacích otázek. Pokud si uděláte dostatek času a odpovíte si na ně, naleznete jistě cíle a cesty, jak můžete efektivně hospodařit se svým časem.
1. Model časové rovnováhy
- Jaký procentuální podíl mého bdělého času připadá na oblast práce a výkonů?
- Jak velký procentuální podíl času investuji do svého těla a zdraví?
- Jak velký podíl času věnuji oblasti kontaktů a soukromých vztahů?
- Jakou část svého času mám vyhrazenou pro oblast smyslu a otázek budoucnosti?
- Co důležitého pro mé rozdělení času mi odpovědi na tyto otázky přinesly?
2. Nastavení plánování a dosažení cílů
- V jakých oblastech svého života si potřebuji stanovit vyšší, ambicióznější a uspokojivější cíle?
- Jaké tři nejdůležitější životní cíle aktuálně v životě máma jak jsem s nimi spokojený/á?
- Co už nějakou dobu chci udělat, ale nenalézám k tomu patřičnou odvahu?
- Kdo by mě při dosahování cílů mohl podpořit?
- Co můžu udělat pro to, abych získal/a podporu a spolupráci osob, které potřebuji pro dosažení svých cílů?
- Jak mohu svůj cíl formulovat pozitivně?
- Jak moc je pro mě důležitý?
- Co mi dosažení tohoto cíle přinese a co přinese mému okolí?
- Jak poznám, že jsem svého cíle dosáhl/a? Co bude jinak?
- Jak moc je pro mě můj cíl zajímavý, jak moc se těším, že se do něho pustím?
- Jakým způsobem jsem si svůj cíl zaznamenal/a?
- Jaké konkrétní kroky mě k dosažení cíle napadají?
- Co by mohlo být prvním krokem, abych to dokázal/a?
3. Odhalení vlastních zlodějů času
- Které činnosti mě neposouvají při práci s časem vpřed?
- Jaké nedůležité aktivity mi obvykle během hospodaření s časem ubírají největší prostor?
- Jak často na něco nebo na někoho čekám?
- Kolikrát za den / týden odkládám plnění úkolů?
- Jak často se pokouším dělat příliš věcí najednou?
- Jak moc je pro mě důležité znát o dané situaci či aktivitě všechna fakta?
- Jak jsou u mě oblíbené klábosící rozhovory s ostatními?
- Jak dobře se dokážu předem připravit na jednání a porady?
- Jak silnou oporu mám ve spolupracovnících, v soukromém životě? Na které věci bývám často sám/sama?
- Jak efektivně dokáži komunikovat?
- Jak často nedokončuji úkoly?
- Jak často a jak funkčně dokáži delegovat na druhé?
4. Nástroje řízení času
- Jaké nástroje řízení času znám? Které z nich by mohly být vhodné právě pro mě? V čem konkrétně?
- Co mi pomůže sledovat, zda jsou moje aktivity v souladu s mojí vizí?
- Co je pro mě naléhavé, důležité, nenaléhavé a nedůležité?
- V jaké denní době mám obvykle nejvíc sil? Jak bych toho mohl/a využít?
- Co za 20 % činností mých aktivit přináší nejvíce výsledků?
- Jaký velký úkol bych si mohl/a rozdělit do více částí? Kterou část splním jako první? Co udělám potom?
- Jak efektivně si dokáži organizovat informace? Co bych mohl/a udělat lépe?
ZDROJE
- BRODSKÝ, J. Time management Praha: Ústav právaa právní vědy, 2013. ISBN 978-80-905247-9-8.
- HEPPEL, M. Jak získat hodinu denně. Praha: Grada Publishing, 2012. ISBN 978-80-247-4155-0.
- LHOTKOVÁ, I. a kol. Sebeřízení vedoucího pracovníka ve školství. Praha: Wolters Kluwer, 2013. ISBN 978-80-7478-349-4.
- PACOVSKÝ, P. Člověk a čas. Time management IV. Generace. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80-247-1701-8.
- SEIWERT, L. J. a B. TRACY. Jak sladit práci a osobní život. Praha: Grada Publishing, 2011. ISBN 978-80-247-4021-8.
Zdroj: Pro časopis Řízení školy Daniela Jezdinská; pedagožka, zástupkyně ředitele školy, výchovná poradkyně, mentorka, koučka, lektorka Akademie Libchavy