Také se vám někdy stává, že se jako vedoucí pracovník snažíte, vysvětlujete, ukazujete, ale výsledek práce některého z podřízených rozhodně vašemu úsilí neodpovídá? Aby podobná situace nenastala, nebo jen opravdu výjimečně, pojďme se v dnešní části seriálu podívat, jak práci podřízených vymezovat, podporovat, sledovat i hodnotit co nejefektivněji. Řeč bude o řízení pracovního výkonu.
Řízení pracovního výkonu se skládá ze čtyř navazujících oblastí: dohody o pracovním výkonu, motivujícího vedení, sledování a hodnocení pracovního výkonu a poskytování zpětné vazby. Dohoda o pracovním výkonu představuje dokumenty, ve kterých je vymezena činnost vašich podřízených. Základem je pracovní smlouva, jejíž nedílnou součástí je pracovní náplň. Mnohdy je pracovní náplň uložena v ředitelně školy a vy ani nemáte představu, co je v ní napsáno. Doporučuji pracovní náplň vychovatelek projít a aktualizovat, ředitel nemůže znát konkrétní činnost v jednotlivých oblastech. Podívejte se také, zda je činnost přesně vymezena. Možná i obsah není úplně aktuální - třeba místo papírových „uvolněnek“ používáte elektronické žákovské knížky a tato skutečnost v dokumentu uvedená není. A věřte, že to není jen „práce pro práci“, protože pracovní náplň je dokument, o který se opíráte v případě, že chcete vytknout porušení pracovní kázně. Co není písemně stanoveno, pracovník nemusí vykonávat.Dalšími písemnostmi jsou různá poučení a směrnice školy, doporučuji mít je od pracovnic vždy podepsané. Zkušenosti, a to nejen mé, dokazují, že termín „prokazatelné seznámení“ není pouhým právnickým obratem. Pokud má pracovník přesně vymezen obsah práce, je na čase se zamyslet, jak ho v realizaci jednotlivých činností podpořit. Personální literatura tento krok označuje jako motivující vedení. Motivující vedení obsahuje jak položky materiální, tak různou nemateriální podporu. Do první oblasti patří dobré vybavení (dostatek výtvarných potřeb, stavebnic, her i knih), druhá oblast obsahuje váš zájem o práci podřízených, pomoc při řešení nepříjemné situace nebo pochvalu po skončení náročné činnosti. Ale motivující vedení představuje i věci, které běžně děláte: správnou organizaci práce, efektivní využití pracovní doby, přiřazení pracovníků do jednotlivých oddělení podle jejich kvalit... Je to prostě vaše činnost vedoucího pracovníka směřující k co největší podpoře práce podřízených.
Pokud jste podřízeným správně nastavili jejich práci a vytváříte jim co nejlepší podmínky, můžete začít jejich pracovní výkon sledovat a hodnotit. Pro sledování pracovního výkonu lze použít více nástrojů, v praxi vedoucích vychovatelek školních družin se nejčastěji jedná o pozorování. Pozorování spočívá ve sledování pracovníků při práci a následném srovnávání s předem stanovenými kritérii - tím se dostáváme už k vlastnímu hodnocení. Kromě pozorování stojí za zmínku ještě analýza dokumentů, např. vyhodnocení plánu činnosti oddělení, kontrola vyplňování třídních knih, ale také zamyšlení se nad výrobky, které žáci vytvářejí při pobytu ve školní družině. To vše představuje možnost, jak sledovat práci vychovatelek. Reálný je ještě třetí nástroj, kterým je popis události, kdy pracovník vypráví o činnosti, kterou má za sebou.
Ale co vlastně uvedenými nástroji hodnotíme? Pracovní výkon jako takový obsahuje tři oblasti: pracovní výsledky, pracovní chování a motivaci. Pracovní výsledek představuje konečný produkt činnosti pracovníka, v případě vychovatelek to bude osvojení určitých dovedností žáky (třeba konkrétní výtvarná technika). Pracovní chování obsahuje především dodržování pravidel, tedy včasný příchod do oddělení nebo dodržování bezpečnostních norem. Pokud vaši podřízení tato pravidla nedodržují, je namístě přísné autoritativní vedení, popř. zvážení přísnějšího opatření, protože se jedná, jak bylo zmíněno dříve, o porušení dohody o pracovním výkonu. Poslední oblastí pracovního výkonu je motivace, oblast, která je velmi individuální. Představuje nadstandardní činnost pracovníka, jako je například návrh určité akce (vánoční dílny pro rodiče), netradiční činnosti (výzdoba oken školy) nebo třeba pomoc při akcích školy (pomoc s prodejem na velikonočním jarmarku). Činnosti, které tato oblast pracovního výkonu obsahuje, jsou většinou velmi obecně popsány ve vnitřním platovém předpisu jako „mimořádné činnosti“.
Při sledování pracovního výkonu je vhodné se zaměřit na jeho všechny tři oblasti, tedy na pracovní výsledky, pracovní chování i motivaci, a ze všech vyvozovat patřičné důsledky, ať už pozitivní, nebo negativní. A právě výsledky a jejich sdělování jsou obsahem poslední části řízení pracovního výkonu, a tou je zpětná vazba . Poskytování zpětné vazby má určitá pravidla, tím základním je „chválit přede všemi a kritizovat v soukromí“. Někteří pracovníci ale veřejnou pochvalu nemají rádi, radím proto zvážit, zda jim spíše neublížíte, když poukážete před ostatními na jejich klady. Hodnocení sdělujete nejčastěji formou rozhovoru, který se skládá ze tří částí: přípravy (alespoň v duchu si připravte, co všechno chcete pracovníkovi sdělit), vlastního rozhovoru a vaší vlastní reflexe. Při pohovoru zajistěte nerušené prostředí a dostatek času, nechte prostor i pracovníkovi, aby se mohl vyjádřit. Snažte se i u průměrného pracovníka najít určité klady, možná je to jen jeho nejistota, ze které vyplývají jeho špatné výsledky, a vaše pochvala bude prvním krokem k jejímu překonání. Nezapomeňte zdůraznit vyvozené závěry, tedy zda pracovník obdrží odměnu (finanční nebo nefinanční) nebo ho pošlete na potřebné vzdělávání, popř. zda předáte vytýkací dopis nebo mu změníte pracovní náplň. V případě negativních důsledků zajistěte u rozhovoru dalšího nadřízeného, ideálně samotného ředitele školy. Po skončení rozhovoru si udělejte vlastní vyhodnocení vedení rozhovoru a zamyslete se nad tím, zda jste dosáhli požadovaného výsledku (sdělili jste, co jste potřebovali), zda rozhovor probíhal podle všech zásad a v dobré atmosféře (dodržení předepsaného scénáře bez negativních emočních výbuchů) a zda jste byli spokojeni i vy osobně. Pokud si na všechny tři otázky odpověděli kladně, pak jste naplnili všechna tři patra Pyramidy struktury spokojenosti Jiřího Plamínka a můžete být na sebe opravdu pyšní!Ač řízení pracovního výkonu vypadá na první pohled složitě, z vlastní ředitelské praxe i z příběhů dalších vedoucích pracovníků včetně vedoucích vychovatelek školních družin vím, že celý proces, tedy dohodu o pracovním výkonu, motivující vedení, jeho sledování a hodnocení i poskytování zpětné vazby v podstatě úspěšně děláte. Přeji vám tedy do této činnost hodně elánu a těším se na setkání u další části našeho seriálu, která bude věnována tématu zajímavému, leč obtížnějšímu - a tím je řešení konfliktů.
Zdroj: Pro Speciál pro školní družinu časopisu Řízení školy PhDr. Mgr. Irena Trojanová